WhatsApp Business

Menggunakan pesan otomatis dan balasan cepat

Untuk menjaga respons tetap konsisten saat pesan masuk bertubi-tubi, WhatsApp Business menyediakan pesan salam otomatis dan pesan di luar jam kerja. Pesan salam dikirimkan secara otomatis ketika pelanggan baru memulai percakapan, sedangkan pesan di luar jam kerja aktif otomatis di luar jadwal operasional yang Anda tentukan. Agar pelanggan tidak menunggu tanpa kepastian, sebaiknya cantumkan perkiraan waktu kapan pesan akan dibalas pada teks pesan di luar jam kerja tersebut.

Balasan cepat menyediakan pintasan templat pesan yang ditulis sebelumnya untuk menjawab pertanyaan berulang, seperti daftar harga, lokasi toko, metode pembayaran, atau estimasi pengerjaan. Pengelola memilih balasan yang sesuai lalu mengirimkannya dalam percakapan. Menyimpan jawaban yang sering dipakai mengurangi pengetikan ulang, tetapi isi templat tetap perlu diperbarui ketika harga, jadwal, atau ketentuan usaha berubah.

Agar komunikasi tetap terasa personal dan tidak kaku, sebaiknya susun templat balasan cepat dengan struktur yang mudah disunting sebelum dikirim. Anda dapat memulai dengan sapaan nama pelanggan, memberikan satu jawaban inti yang ringkas, menyertakan tautan item katalog bila relevan, lalu menutupnya dengan pertanyaan tindak lanjut yang spesifik—misalnya menanyakan pilihan pengambilan di toko atau pengiriman. Pola ini membantu mengarahkan percakapan menuju keputusan belanja tanpa terdengar seperti balasan mesin.

Mengelompokkan obrolan dan menyimpan catatan

Ketika jumlah obrolan harian meningkat, WhatsApp Business menyediakan fitur Label dan Daftar untuk mengelompokkan percakapan berdasarkan tahap transaksi atau jenis pelanggan. Anda dapat membuat kelompok seperti prospek baru, menunggu info, pesanan diproses, menunggu pembayaran, siap diambil, hingga perlu tindak lanjut. Memadukan pengelompokan obrolan ini dengan templat balasan cepat yang sesuai membantu Anda melihat konteks setiap pelanggan secara cepat dan memprioritaskan pesan mendesak tanpa kehilangan jejak obrolan.

Catatan di dalam obrolan dapat menyimpan rincian pelanggan yang berguna saat percakapan dilanjutkan. Pilih informasi yang berkaitan dengan pesanan, seperti ukuran, warna, pilihan pengiriman, atau barang yang pernah dibeli. Dengan referensi tersebut, pengelola dapat melanjutkan pembicaraan tanpa mencari ulang setiap rincian dalam riwayat chat. Catatan juga memberi konteks ketika ada anggota tim lain yang membantu melayani percakapan.

Menyusun dan membagikan katalog

Untuk mengurangi tanya-jawab berulang seputar ketersediaan barang, Anda dapat memanfaatkan fitur Katalog sebagai etalase langsung di dalam aplikasi. Anda tidak perlu langsung mengunggah seluruh stok sekaligus; mulailah dengan lima hingga sepuluh produk terlaris atau paket layanan utama. Pastikan setiap entri mencantumkan nama produk yang mudah dirujuk, foto yang jelas dan konsisten, deskripsi singkat mengenai isi maupun manfaatnya, harga, serta rincian penting seperti ukuran, pilihan warna, atau waktu pengerjaan.

Jika jumlah produk terus bertambah, fitur Koleksi memungkinkan Anda mengelompokkan item katalog sesuai cara pelanggan biasa bertanya, alih-alih mengirimkan foto satu per satu. Misalnya, Anda bisa membuat koleksi produk terlaris, pilihan kado pada rentang anggaran tertentu, barang siap kirim, edisi musiman, paket bundling, atau panduan pesanan khusus.

Tautan katalog memungkinkan pengelola membagikan seluruh etalase atau item tertentu kepada pelanggan melalui WhatsApp, Facebook, dan Instagram. Dalam percakapan, pilih item atau koleksi yang menjawab pertanyaan pembeli, lalu gunakan balasan cepat untuk menanyakan langkah berikutnya. Misalnya, pelanggan yang mencari warna tertentu dapat menerima pilihan relevan dan pertanyaan mengenai ukuran. Katalog menjadi bahan percakapan yang dapat dirujuk bersama saat menentukan pesanan.

Keranjang memungkinkan pelanggan memilih beberapa item dari katalog dan mengubah jumlahnya sebelum mengirim pilihan sebagai satu pesan. Pelanggan juga dapat memakai tombol untuk mengirim pesan ke bisnis dan bertanya tentang produk. Pesanan belum final sampai dikonfirmasi penjual, sehingga daftar yang dikirim menjadi dasar untuk menindaklanjuti kebutuhan pembeli. Rincian keranjang yang sudah dikirim dapat dilihat kembali dari percakapan dengan bisnis.

Menjangkau pelanggan dan melayani bersama

Untuk memudahkan calon pembeli menemukan akun Anda, WhatsApp Business menyediakan pintu masuk gratis berupa kode QR yang bisa dipasang di meja kasir atau struk pembelian, tautan pendek, serta tombol aksi di profil Facebook dan Instagram. Jalur organik tersebut berbeda dari iklan berbayar seperti iklan klik ke WhatsApp (Ads that Click to WhatsApp) atau promosi postingan Meta yang mengarahkan calon pelanggan dari iklan langsung ke ruang obrolan.

Satu akun WhatsApp Business dapat terhubung hingga lima perangkat berbasis web atau ponsel. Penggunaan beberapa perangkat memberi ruang bagi anggota tim untuk membantu melayani percakapan, sementara catatan pelanggan menyediakan konteks untuk melanjutkan layanan. Tentukan informasi pesanan yang perlu dicatat dan diperbarui ketika percakapan berpindah pengelola, sehingga anggota tim berikutnya mempunyai rincian yang relevan untuk menindaklanjuti pertanyaan pelanggan.